Ben je van plan te starten met een bedrijf of ben je al begonnen? Dan mag een zakelijk e-mailadres eigenlijk niet ontbreken. Het straalt professionaliteit uit en zorgt voor meer vertrouwen van je klanten.
In dit artikel leg ik je precies uit wat je kunt met een zakelijk e-mailadres. Ook gaan we in op info email aanmaken en de voordelen die het heeft om dit te doen. Daarnaast behandelen we handige tips waarmee je in no-time je klanten kunt mailen met een email met je eigen naam.
Wat is een zakelijk e-mailadres?
Een zakelijk e-mailadres is een mailadres waarin je bedrijf verwerkt zit. Hierbij kun je denken aan kaj@hoebeginik.nl, bram@google.nl of wim@jouwbedrijf.nl. Het is direct te zien dat dit e-mailadres afkomstig is van het bedrijf waar jij mail van verwacht.
Een zakelijk e-mailadres zit in de meeste gevallen gekoppeld aan een domeinnaam op het internet. Bezit jij hoebeginik.nl? Dan kan alleen jij een @hoebeginik.nl e-mailadres aanmaken. Heb je al een domeinnaam, dan is het heel gemakkelijk om hier een e-mailaders mee aan te maken. Heb je nog geen domeinnaam? Dan kun je die hier reserveren. Het kost je maar een tientje per jaar en het eerste jaar is zelfs gratis bij Cloud86. Je hoeft geen website aan te maken om de mailbox en het e-mailadres aan te maken.
Een zakelijk e-mailadres heeft een aantal hele duidelijke voordelen ten opzichte van een ander adres zoals hotmail of Gmail:
Professioneel
Ten eerste is het professioneel. Iedereen kan een hotmail of Gmail account aanmaken. Heb jij een echt zakelijk e-mailadres? Dan laat dat zien dat je serieus bezig bent met je bedrijf. Het is namelijk een kleine moeite, maar het zorgt ervoor dat je een streep voor hebt op iedereen die het niet heeft. Je zult je verbazen hoe vaak wij nog mailtjes binnen krijgen van bedrijven die de moeite daarvoor niet eens genomen hebben.
Het zorgt voor vertrouwen
Tegenwoordig wordt je helemaal doodgegooid met spam mailtjes. De boeven zijn hier zo goed in geworden dat veel van deze berichten nauwelijks van echt te onderscheiden zijn. Nauwelijks is hier het belangrijkste woord.
Als je twijfels hebt over de echtheid van een mailtje kun je in één oogopslag zien of het legitiem is of niet. Dat doe je door te kijken naar het e-mailadres (doe dit vooral ook!). De meeste spam mailtjes komen van een afzender die niet overeenkomt met de berichtgeving.
Krijg je een spam bericht van de ING bank? Dan zou het e-mailadres ook van de ING afkomstig moeten zijn. Omdat deze ..@ingbank.nl (of wat het dan ook is..) alleen gebruikt kan worden door mensen van de ING zelf weet je zeker dat het gaat om een echte e-mail.
Mail je wel eens klanten out of the blue voor acquisitie? Dan is het bijna noodzakelijk om ervoor te zorgen dat je een eigen zakelijk e-mailadres hebt. Zo voorkom je dat mensen onterecht je bedrijf zullen associëren met spam.
Scheiden van zakelijk en privé
In de begindagen van mijn online bedrijven deed ik alles met mijn privé mailadres. Niet zo vervelend, tot er daadwerkelijk mail binnen begint te komen. Dan stuur je ten eerste serieuze zakelijke mailtjes met je eigen account. Dit komt niet professioneel over zoals we al hebben besproken.
Daarnaast krijg je ook privémail binnen als je niet aan het werk bent. Het is wel zo prettig om vrij te zijn als je vrij bent. De meesten van ons hebben hun eigen mail wel op de telefoon staan en je kunt dit dus door een zakelijk adres eenvoudig uit elkaar halen.
Eigen mailadres in je boekhoudprogramma
Een iets anders zakelijk e-mailadres is het adres dat je kunt aanmaken in je boekhoudprogramma. Het is namelijk best een rotklus om constant je bonnetjes te moeten inscannen en te moeten archiveren in je boekhouding. Via de meeste boekhoudprogramma’s kun je een eigen mailadres aanmaken en je bonnetjes opsturen.
Zodra je vanuit je e-mail deze bonnen opstuurt of facturen doorstuurt worden ze automatisch voor je klaargezet in je boekhouding om ze te bewerken. Dit scheelt je een hoop tijd en handelingen. Hieronder vind je een aantal geschikte programma’s waarbij je dit kunt doen.
Info email aanmaken
Ik hoop dat het duidelijk is dat het hebben van een zakelijk emailadres alleen maar voordelen heeft. Ben je in je eentje? Dan hoef je vaak geen talloze mailboxen bij te houden. Een info@jouwbedrijf.nl is vaak al voldoende. Mocht je meer personeel hebben, dan maak je eenvoudig een PERSONEEL@jouwbedrijf.nl aan om zo iedereen een eigen, professionele mailbox te geven.
Bij sommige hostingproviders krijg je er standaard een mailbox bij. Persoonlijk zit ik met praktisch al mijn websites bij Cloud86. Een hele geschikte hostingpartij die je direct een info e-mailadres voor je aanmaakt bij het openen van een mailbox. Heb je nog geen website / hosting en wil je het direct goed doen? Volg dan hieronder de stappen en begin binnen no-time je eigen website met info email adres.
- Ga naar Cloud86 en sluit hier je eerste domeinnaam & hostingpakket af;
- Login op Plesk en klik links in het menu op ‘Mail’;
- Druk op E-mailadres aanmaken en volg de stappen in het scherm (zoals wachtwoord aanmaken en het controle e-mailadres opgeven);
- Druk op ‘OK’ en je hebt je eigen @ info e-mailadres aangemaakt.
Cloud86 Gmail koppelen
Je kunt na het aanmaken van je mailadres via Cloud86 ook eenvoudig deze nieuwe mailbox koppelen met een Gmail account. Zo kun je al je mailadressen beheren vanuit één Mailbox. Maak hiervoor eerst een Gmail aan als je deze nog niet hebt.
- Open je mailbox en klik rechtsboven op ‘Instellingen’;
- Ga naar ‘Account en instellingen’ en voor bij ‘Mail verzenden als’ je eigen, zojuist aangemaakt e-mailadres van Cloud in. Via deze gegevens kun je je mailadres configureren (IMAP, SMTP, POP3);
- Geef in Gmail aan dat je je mailtjes wilt versturen vanaf je zakelijke e-mailadres
- Als dit juist is ingesteld moet je in je Cloud86 omgeving (Plesk) alleen nog een redirect instellen (het doorsturen van de email). Login op Plesk, open je Email en klik op ‘doorsturen’. Geef hier je eigen Gmail adres in.
Als je dit allemaal juist ingesteld hebt ontvang je e-mailtjes op je zakelijke e-mailadres en ontvangt deze binnen de Gmail omgeving. Je kunt uiteraard ook gewoon de standaard mailbox van Cloud gebruiken, maar uit ervaring weet ik dat Gmail iets prettiger werkt.
Een zakelijke e-mail aanmaken is zoals je hebt kunnen lezen niet moeilijk. Het kan in eerste instantie misschien wat intimideert overkomen, maar het is echt eenvoudig. Helemaal als je nog moet beginnen met je website heb je het makkelijk. Zorg ervoor dat je een website afsluit via Cloud86 en de mailbox wordt automatisch voor je aangemaakt. Ook als je vragen hebt kun je de klantenservice altijd bellen. Een garantie dat je geholpen wordt.
