De ultieme gids voor het aannemen van personeel.
Groeit je bedrijf en wil je (extra) personeel aannemen? Dan moet je een aantal zaken regelen. Maar waar moet je precies op letten als je personeel aanneemt en hoe zorg je als werkgever voor een vliegende start van jouw nieuwe talent?
Bij Numbr begeleiden we dagelijks ondernemers bij het aannemen van nieuwe medewerkers. Om je op weg te helpen delen we in dit artikel daarom onze checklist voor een zorgeloze onboarding.
“Goed personeel is schaars. Daarom is het slim om te investeren in een fijne werkplek en goede onboarding.”
1. Zorg voor een goed arbeidscontract
Allereerst is het van belang om alle gemaakte afspraken goed vast te leggen. Dit doe je in een goed en volledig arbeidscontract, waarbij naast alle basisgegevens ook alle arbeidsvoorwaarden schriftelijk zijn vastgelegd. Denk hierbij aan zaken als:
- Het soort arbeidscontract; tijdelijk, vast of oproepbasis.
- De duur van het arbeidscontract en de proeftijd.
- Werktijden, thuiswerkregeling en reiskosten.
- Vakantiedagen, verplichte vrije dagen en feestdagen.
- Vakantiegeld, eventuele bonussen en/of commissies.
- Inhoudingen en verrekeningen, zoals budget voor maaltijden en een leaseauto.
- Pensioenregeling en overeengekomen werknemersbijdrage(n).
- Eventuele verplichting volgens de geldende CAO.
2. Meld je aan als werkgever bij Belastingdienst
Ga je voor het eerst medewerkers aannemen? Bedenk dan dat je jouw bedrijf moet aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Dit doe je met behulp van een formulier op de site van de Belastingdienst. Je ontvangt hierna een loonheffingennummer, waarmee de loonaangifte kan worden ingediend.
3. Zorg voor een fijne en veilige werkomgeving
Om ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerker zich direct thuis voelt, is uiteraard meer nodig dan alleen een getekend arbeidscontract. Het is daarom slim om te investeren in een fijne werkplek en goed onboardingproces. Zorg bijvoorbeeld naast een goede werkplek ook voor een persoonlijke buddy waar de nieuwe werknemer terecht kan met vragen en problemen.
Daarnaast is het goed om te weten dat ook verzekeringsmaatschappijen en de Arbowet strenge eisen stellen op het gebied van een veilige werkomgeving. Dat is niet alleen belangrijk om aan de regels te voldoen, het voorkomt ook uitval door ziekte en ongevallen. En daar profiteer je zelf uiteraard ook van.
Voor het creëren van een veilige werkomgeving gelden algemene eisen, zoals een risico-inventarisatie, een risico-evaluatie, een preventiemedewerker (bij kleine bedrijven is dit de ondernemer zelf) en het altijd aanwezig zijn van bedrijfshulpverleners. Daarnaast zijn er sectorspecifieke regels. Voor kantoren gelden bijvoorbeeld andere eisen dan voor bedrijfshallen met grote machines.
4. Houd een goede loonadministratie bij
Om je nieuwe medewerker correct te kunnen verlonen is het bijhouden van een gedegen loonadministratie van groot belang. In een goede salarisadministratie worden onder meer het salaris, de persoonsgegevens, de ingehouden loonheffingen en sociale premies bijgehouden. Dit is niet alleen nodig om belastingaangifte te kunnen doen voor uw medewerker, maar ook loonstroken op te kunnen maken.
Besteed je jouw loonadministratie uit bij Numbr? Dan wordt je administratie verzorgt in Employes. Dankzij deze gebruiksvriendelijke software heb je altijd en overal inzicht in je complete salarisadministratie en kun je eenvoudig zelf gegevens raadplegen en aanpassen.
5. Betaal de loonheffing en premies volksverzekeringen
Als werkgever ben je verplicht om loonheffing in te houden op het salaris van je medewerkers. Deze draag je vervolgens af bij de aangifte loonheffingen.
Loonheffing bestaat uit zowel loonbelasting als de premies voor de volksverzekeringen. De hoogte van deze belasting is afhankelijk van de hoogte van de beloning van de werknemer. Hiervoor wordt niet alleen naar het salaris gekeken, maar ook naar bijvoorbeeld vakantiegeld, een dertiende maand en loon in natura.
Daarnaast betaal je als werkgever premie werknemersverzekeringen (WW, WAO en WIA) en een inkomensafhankelijk bijdrage zorgverzekeringswet. Let op: deze worden niet ingehouden op het loon van de werknemer, maar betaal je als werkgever zelf.
6. Vergeet de pensioenregeling niet
Vergeet ten slotte ook de pensioenregeling niet. Hoewel het niet altijd verplicht is om je medewerkers te laten sparen voor hun pensioen, wordt dit wel beschouwd als goed werkgeverschap. Voor veel sectoren die gebonden zijn aan een CAO is het aanbieden van een pensioenregeling wél verplicht. Denk aan onder meer de bouw, de horeca en de zorg. Ben je in deze sectoren actief? Dan zijn de in de CAO opgenomen afspraken leidend.
