In 5 stappen je grenzen aangeven op je werk
De reden dat we geen grenzen stellen is omdat we niet weten hoe we dit kunnen doen. Je hebt al zo vaak aangegeven dat je het té druk hebt, maar er wordt toch niets mee gedaan. Dus denk je het heeft toch geen zin om dit aan te geven. De vraag is echter of je door een aantal keren uit te spreken dat je het té druk hebt, je grenzen daardoor aangeeft. Als je je nu eens verplaatst in de ander, wat kan die hier eigenlijk mee?
Wat ik van leidinggevenden vaak te horen krijg is ze zegt wel steeds dat ze het zo druk heeft, maar uiteindelijk doet ze toch weer gewoon haar werk. Dus zal het allemaal wel meevallen. Met alleen het aangeven dat je het té druk hebt, geef je dus niet duidelijk je grenzen aan.
We hebben op school ook nooit geleerd hoe we onze grenzen kunnen aangeven. De kans is groot dat je dit ook niet hebt geleerd van je ouders. Hoe kun je dan weten hoe je dit kunt doen? Je weet niet hoe en dus heb je je hierin ook niet vaardig kunnen maken.
Maar dit verder vermijden is niet de oplossing. Als je niet leert hoe je op een goede manier grenzen kunt stellen, dan wordt het je vroeg of laat teveel. Met alle gevolgen van dien. Conflicten, (werk)stress, overspannenheid en het kan zelfs uiteindelijk leiden tot een burn-out. Daarom laat ik in dit blog zien hoe je in 5 stappen duidelijk je grenzen kunt aangeven op je werk.
Stap 1. De alarmfases
Grenzen zijn er om je te beschermen. Je kunt alleen maar voelen als er een grens wordt overschreden. Net zoals we voor het weer alarmcodes hebben om ons te waarschuwen, geldt dit ook voor de signalen van ons lichaam als het gaat om onze grenzen. Ik noem dit de alarmfases geel, oranje en rood.
Daarom is het belangrijk dat je eerst eens stilstaat bij jouw alarmfases en dus wat je voelt bij de alarmfases geel, oranje en rood. Zodat je niet meer wacht tot code rood om je grenzen aan te geven, want dan ben je namelijk al té ver doorgegaan.
Even een bijvoorbeeld van alarmfases: onrustige gevoel (code geel), kort lontje (code oranje) last van hartkloppingen (code rood).
We denken vaak dat anderen onze grenzen overschrijden, maar dat kunnen we alleen zelf toestaan. Het is jouw verantwoordelijkheid dat je je grenzen aangeeft en ervoor zorgt dat hier niet overheen gegaan wordt. Dus onderneem gelijk actie bij code geel. Het is ook veel makkelijker om je grenzen aan te geven als je je alleen wat onrustig voelt, dan als je wacht totdat je een kort lontje hebt. Hoe langer je wacht, hoe moeilijk het wordt omdat je dan veel emotioneler bent.
Door het gelijk stellen van grenzen schep je ook duidelijkheid voor de ander. Het is voor de ander ook veel fijner als die weet wat jouw grenzen zijn, in plaats van dat je eerst als een soort van marionettenpop alles doet wat anderen vragen en vervolgens ineens stop zegt.
Stap 2. Het herkennen en erkennen van je behoeften
Grenzen kun je dus altijd en alleen maar voelen. Wat je voelt heeft te maken met wat je belangrijk vindt en waar je het meeste waarde aan hecht en/of naar verlangt. Gevoelens hebben namelijk te maken met behoeften. Dus wat zijn jouw behoeften. Ga daar eens naar kijken. Wat is voor jou belangrijk in jouw leven en als het gaat om je werk. Wat drijft je voort, waar word je blij van, wat geeft je energie. Het is nodig om je behoeften te kennen om te weten waar je grenzen liggen.
Hoe duidelijker je behoeften zijn, hoe meer je dit gaat helpen om je grenzen aan te kunnen geven. Stel dat je het belangrijk vindt om korte werkdagen te hebben en je daardoor vier dagen van 6 uur werkt. Dit betekent dat je werkdag eindigt om 15.00 uur. Je merkt dat één van de managers waar je voor werkt steeds vaker op het laatste moment komt met werkzaamheden die dezelfde dag nog moeten worden gedaan. Daardoor komt het regelmatig voor dat je langer moet blijven.
Als je dan weet dat een goede werk/privé balans – met voldoende tijd voor je gezin én tijd voor jezelf – belangrijk voor je zijn, dan zal je makkelijker geneigd zijn om je grenzen tijdig aan te geven.
Als je bijvoorbeeld blij wordt van het kunnen zijn van een sparringspartner voor je manager en je graag een spil in het web bent, maar je het grootste gedeelte van de dag bezig ben met het verzetten van afspraken, ga je hier op een gegeven moment last van krijgen. Dan ben je namelijk voornamelijk bezig bent met dat waar je niet blij van wordt, sterker nog het kost je alleen maar energie. Natuurlijk zijn er altijd taken/werkzaamheden die je minder leuk vindt. Alleen dien je in dit geval wel een grens te stellen als het gaat om die werkzaamheden die je energie kosten.
Dus weet wat je behoeften zijn en neem deze serieus, zodat je weet waarom het voor jou nodig is om grenzen te stellen.
Stap 3. Wees assertief
De derde stap is assertief zijn. Assertief zijn wil zeggen dat je de ander niet groter maakt en jezelf niet kleiner, maar uitgaat van gelijkwaardigheid. Ik ben oké – Jij bent oké. Zolang je namelijk je eigen belangen ondergeschikt maakt aan de belangen van de ander, zal je moeite hebben met je grenzen aan te kunnen geven. Dan zal er altijd wel een reden zijn waarom je jouw belangen toch opzij zet.
Dus gaat het erom dat je inziet dat je het werk doet waar jij goed in bent. Los van in welke schaal je zit en/of welke verantwoordelijkheden en taken je heb, ben je daardoor van net zoveel waarde voor de organisatie dan je manager of welke andere collega dan ook. Of je er nu werkt in de functie van directeur, managementassistente of interieurverzorgster we zijn allemaal een schakel in de organisatie en allemaal even belangrijk.
Door assertief te zijn en dus net zoveel waarde te hechten aan je eigen belangen dan aan de belangen van de ander, kun je gaan staan voor je eigen grenzen én respecteer je de grenzen van de ander.
Stap 4. Je grenzen communiceren
De volgende stap is je grenzen communiceren. Het is altijd beter om aan te geven wat je wél kunt doen dan wat je niet kunt doen. Ik begrijp heel goed dat dit verwarrend kan zijn, want grenzen gaan toch over wat je niet wilt/kunt doen? Alleen houd je het positief richting de ander als je aangeeft wat binnen je grenzen wél mogelijk is en wat je dus wél kunt doen. Dat is voor de ander namelijk veel belangrijker om te weten, dan wat je niet (meer) kunt doen.
Bereid het gesprek altijd eerst goed voor. Dat wil zeggen wat is je doel van dit gesprek? Wat zou je graag voor uitkomst willen en wat is je ondergrens en dus je onderhandelingsruimte. Je gaat tenslotte in gesprek met elkaar om te komen tot een win – win situatie en dus wat goed is voor jou én de ander. Ben open en eerlijk in dit gesprek, maar luister ook goed naar wat de reactie van de ander is en in hoeverre hij/zij jou tegemoet kan komen als het gaat om jouw grenzen. Sta open voor suggesties van de ander, maar houd wel vast aan je ondergrens (die daarom heel helder voor jezelf moet zijn).
Als je bijvoorbeeld merkt dat je teveel vergaderingen moet notuleren, geef dan aan hoeveel voor jou maximaal haalbaar is. Stel dat twee vergaderingen per week notuleren, naast al je andere werk, voor jou haalbaar is. Maar je leidinggevende geeft aan dat je vier vergaderingen per week moet notuleren. Dan kun je bijvoorbeeld in onderhandeling door aan te geven dat je wilt proberen om drie vergaderingen te notuleren en na drie maanden te kijken hoe dit gaat. Maar dat drie vergaderingen voor jou absoluut het maximum is (mits dit ook echt jouw ondergrens is). Of als je notuleren leuk vindt en deze taak je energie geeft, kun je in onderhandeling over welke andere taken er dan bij je weggehaald kunnen worden. Wat wel belangrijk is dat je vóór het gesprek precies weet wat de inhoudt van je taken zijn en hoeveel uur het uitvoeren van deze taken vragen.
Weet dat het niet jouw taak is om alles op te lossen. Jouw taak is om alleen mee te denken voor oplossingen en in gesprek te gaan over wat jij kunt doen binnen jouw grenzen. Dat wil zeggen dat dit er toe kan leiden dat je soms ook gewoon uiteindelijk nee moet zeggen als dit nodig is. Maar daarom is zoals ik bij stap 1 al aangaf het zo belangrijk dat je zo snel mogelijk je grenzen aangeeft en dus al gelijk bij alarmfase geel of beter nog daarvoor.
Stap 5. Vasthouden aan je grenzen
De laatste stap is een ook een hele belangrijke en dat is het vasthouden aan je grenzen. Zorg ervoor dat niet alleen jijzelf maar ook de ander zich houdt aan de gemaakte afspraken. Geef daarom altijd aan het einde van een gesprek aan dat je hetgeen jullie hebben afgesproken nog even op papier zal zetten. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door middel van een mail. Geef hierin eerst aan hoe je het gesprek hebt ervaren. Zorg ervoor dat dit positief is en dus benoem wat je er goed aan vond. Vervolgens benoem je kort waar jullie over hebben gesproken en welke concrete afspraken er zijn gemaakt. Eindig als laatste met de vraag of hij/zij kan kijken of je dit zo goed hebt begrepen. Sluit af met dat je graag over een periode X een vervolg afspraak wilt inplannen (en plan deze afspraak daarna ook gelijk in!).
Het is namelijk een feit dat je grenzen bewaken betekent dat je continue je grenzen zal moet blijven aangeven. Dat wil zeggen regelmatig hierover in gesprek blijven met je leidinggevende/managers/collega’s en dus de personen waar je mee samenwerkt.
Uiteindelijk gaat het erom of je het jezelf waard vindt om goed voor je eigen belangen op te komen, naast het rekening houden met de belangen van de ander. Dat je goed kunt zorgen voor jezelf én goed kunt zorgen voor de ander.
Weet dat het ook in het belang van de werkgever is dat jij staande blijft en goed kunt blijven functioneren. Dus ook voor de werkgever is het van belang dat jij je grenzen (tijdig) aangeeft.
Als je hulp wilt bij het toepassen van bovengenoemde vijf stappen stuur dan een mail naar contact@happyassistant.nl en dan plannen we een gratis telefonisch coachgesprek in van 30 minuten om hier samen naar te kijken.