Een formulier aanmaken
Als je je contacten om wat informatie wilt vragen, kun je een formulier aan je bericht linken of kun je een webversie van het formulier gebruiken om de link te delen of op je website te plaatsen. Alle gegevens die in een formulier kunnen worden ingevuld, zijn te vinden in de rapporten. Dit artikel geeft je een overzicht van de stappen die je moet doorlopen bij het aanmaken van formulieren en van alle formulier instellingen die op je formulier worden toegepast.
Een formulier aanmaken
Om een nieuw formulier aan te maken, ga je naar het gedeelte Formulieren > Formulieren van je account. Hier kun je alle formulieren die je al hebt aangemaakt zien, geordend op categorie.
Klik op Nieuw formulier aanmaken, vul dan een naam in voor het formulier, selecteer een categorie en klik op Opslaan.
Bovenaan het formulier kun je een intro tekst opgeven. Je kunt deze opmaken met de teksteditor of de HTML Editor.
Een veld toevoegen aan een formulier
Om te beginnen met het samenstellen van je formulier, kun je kiezen uit een Voeg een veld toe of Voeg een Editor veld toe. Met de knop Voeg een veld toe kun je een nieuw veld voor je contacten toevoegen om in te vullen. Met het veld Voeg een Editor veld toe kun je een HTML Editor tekstblok toevoegen dat je kunt gebruiken om teksten, afbeeldingen of andere elementen tussen je verschillende vragen in te voegen.
Wanneer je een nieuw veld toevoegt, moet je eerst een veldnaam toevoegen. Dit is het label dat naast het veld in je formulier zal verschijnen. Voor elk nieuw veld kun je ook een toelichting toevoegen om extra informatie te geven. Zo kun je bijvoorbeeld de toelichting "Meerdere antwoorden mogelijk" toevoegen aan meerkeuzevragen.
Vink het vakje Verplicht aan wanneer dit veld verplicht moet worden ingevuld.
Door op de pijlen te klikken kun je de volgorde van de velden aanpassen door ze naar boven of beneden te verplaatsen. Door op het rode kruisje te klikken kun je een veld verwijderen.
Formulier veldtypes
Selecteer vervolgens een veldtype in het drop-down menu. Er zijn 9 mogelijke formulier veldtypes waaruit je kunt kiezen:
- Klein tekstveld
- Drop-down lijst
- Groot tekstveld
- Radio buttons
- Checkboxen
- Datum
- Tijd
- Datum en tijd
- Disclaimer
Naast de 9 standaard veldtypes is er een extra betalende optie: File upload. Hiermee kun je bestanden laten uploaden door je contacten. Voor meer informatie over dit veldtype kun je contact opnemen met ons verkoopteam.
De verschillende veldtypes bieden verschillende mogelijkheden
Bij het toevoegen van een klein of groot tekstveld kun je het maximum aantal toegestane karakters instellen. Er wordt een karakter teller weergegeven.
Bij grote tekstvelden kun je ook het maximum aantal karakters instellen en het aantal rijen dat iemand in het tekstveld mag invoeren.
Voor kleine tekstvelden kun je ook een voorbeeldwaarde en validaties instellen door op Kies een filter te klikken en vervolgens de gewenste filter te kiezen. Flexmail accepteert alleen een antwoord dat voldoet aan de filter. Je kunt een voorbeeldwaarde invullen in het Voorbeeld veld dat aan je contacten zal worden getoond voordat ze hun antwoord invoeren. Als je voor Eigen Filter kiest, kun je je eigen filter instellen.
Wanneer je voor drop-down lijst, checkboxen of radio buttons kiest, kun je verschillende opties toevoegen door te klikken op Voeg een optie toe.
Als je het Disclaimer veldtype toevoegt, kun je bepalen of het aanvinken van het bijbehorende vakje verplicht is en kun je een link invoegen die op de disclaimer wordt geplaatst.
Wanneer je het extra veldtype File upload hebt, kun je kiezen welke extensies nodig zijn. Houd er rekening mee dat je contacten slechts één bestand per formulier kunnen toevoegen. Dus als je wilt dat je contacten meer dan één bestand uploaden, moet je meerdere File upload veldtypes in je formulier invoegen.
Opgelet
De bestanden die worden geüpload worden alleen samen met de notificatie e-mail verstuurd, ze worden nergens anders opgeslagen. Je moet er bij de instellingen van je formulier voor zorgen dat er een meldingsmail van het formulier wordt verstuurd.
Voor PRO- en PREMIUM Flexmail accounts is er een extra events formulier optie beschikbaar voor de radio buttons en drop-down lijst veldtypes. Credit accounts kunnen dit als extra betaalde optie toevoegen. Met de events formulier optie kun je het aantal aanmeldingen voor een specifieke vraag in het formulier beperken. Je kunt deze optie gebruiken om bijvoorbeeld een klein evenement te plannen of om een aantal mensen die je formulier invullen wat promotionele content aan te bieden. Wanneer de door jou ingestelde limiet is bereikt, kun je ervoor kiezen om het volgende te doen:
- De vraag niet meer te tonen
- Het formulier te sluiten
- Een bericht op het formulier weer te geven
Opgelet
Dit is geen reserveringsoptie. Als twee of meer contacten tegelijkertijd hetzelfde antwoord kiezen, worden ze allemaal geregistreerd. Het is niet aan te raden om deze optie te gebruiken voor een groot publiek, bijvoorbeeld als er een mogelijkheid is dat er duizenden personen tegelijk worden geregistreerd.
Voor meer informatie over deze optie kun je contact opnemen met ons verkoopteam.
Een formulier aan de database koppelen
Je kunt het formulierveld aan de content van je contacten database koppelen door gebruik te maken van de optie Database gebruiken. Zo kun je bijvoorbeeld het veld Voornaam op je formulier koppelen aan het veld Voornaam uit je mailinglijst. Flexmail zorgt ervoor dat de formulieren die je verstuurt vooraf worden ingevuld met de beschikbare informatie uit je contacten database.
Vink het vakje Bijwerken aan wanneer je de bestaande gegevens in de database wilt vervangen door de gegevens die je in dit veld hebt ingevoerd.
Support tip
We raden je aan het vakje Bijwerken niet aan te vinken voor een veld met e-mailadressen. Als een contactpersoon zijn of haar e-mailadres wijzigt, kunnen we de contactpersoon niet herkennen, wat problemen kan veroorzaken met de opgeslagen gegevens.
Een formulier sluiten
Onderaan het formulier kun je aangeven wat er moet gebeuren als de ontvanger op de knop Verzenden van het formulier klikt.
- Optie 1: Er wordt een tekst op het scherm getoond. Deze tekst kun je bewerken met de teksteditor of de HTML Editor.
- Optie 2: De gebruikers worden doorgestuurd naar een landing page. Selecteer een van je landing pages.
- Optie 3: De gebruikers worden doorgestuurd naar een website. Je kunt de URL van de website waar je ze naartoe wilt laten doorverwijzen, invoegen.
Voorbeeld en opslaan
Als je het gevoel hebt dat je bijna klaar bent, kun je je formulier bekijken. Navigeer simpelweg naar de rechterbovenhoek en klik op Voorbeeld. De weergave van het formulier verschijnt in een nieuw tabblad in je browser.
Opgelet
Personalisatie zal niet zichtbaar zijn in het voorbeeld, tenzij je het testprofiel in de algemene instellingen invult. De velden in het testprofiel worden gebruikt voor het voorbeeld van de personalisatie.
Als je tevreden bent met je ontwerp, scroll dan helemaal naar beneden en klik nog een laatste keer op Opslaan om er zeker van te zijn dat je de definitieve versie opslaat. Het beste is om je formulier op te slaan na elke belangrijke wijziging die je in je formulier aanbrengt.
Formulier instellingen
Als je klaar bent met het ontwerpen van je formulier, kun je het formulier zelf en de lay-out verder aanpassen door op het tandwielicoontje naast het voltooide formulier te klikken en Instellingen formulier wijzigen te selecteren.
Template
In het eerste gedeelte kun je je formulier aanpassen. Afhankelijk van de template zijn er verschillende stijlen voor je velden, labels en de breedte van je formulier.
Lay-out
Naast het gebruik van een van de standaard lay-outs kun je hier ook je eigen CSS-bestanden uploaden. Zo kun je een voorbeeldbestand downloaden dat je kunt gebruiken als uitgangspunt bij het maken van wijzigingen. Nadat je een template of een eigen stijlblad hebt gekozen kun je de gekozen template verder personaliseren met lettertypes, lettergroottes, kleuren, de breedte van je formulier en je eigen tekst voor de verzendknop.
Je kunt hier ook de taal van je formulier kiezen. De gekozen taal wordt gebruikt voor teksten in je formulier zoals selecteren, verzenden, ...
Banner
Vervolgens kun je een banner uploaden die bovenaan je formulier wordt getoond. In het geval dat je een grotere banner uploadt, zal deze automatisch worden aangepast aan de maximale grootte van het formulier. In het geval dat je een kleinere banner uploadt, dan blijft de banner onveranderd. De banner moet een van de volgende extensies hebben: jpg, gif, png.
Afsluiten
In het volgende gedeelte kun je de toegang tot het formulier beperken. Je kunt aangeven dat je contacten het formulier maar één keer mogen invullen. Je kunt een formulier ook sluiten op een bepaalde datum en tijd of na een bepaald aantal registraties. Na de ingestelde limiet zal het formulier niet meer beschikbaar zijn. Je kunt voor beide opties berichten weergeven.
Bevestigingsmail
Je kunt ook een vervolgbericht sturen om de inschrijving te bevestigen. Kies het bericht en voeg de campagne gegevens in. Voeg het onderwerp in en het tijdstip waarop de mail moet worden verstuurd. Je moet ofwel de optie Verzenden na of Verzenden op aanvinken en stel het aantal uren wachten in of stel een specifieke tijd in om de mail te verzenden. Als je het aantal uren of een specifieke tijd niet instelt, wordt de e-mail direct na het invullen ervan verzonden. Als je deze bevestigingsmail wilt voorzien van de gegevens uit het ingevulde formulier, kun je dit doen door de placeholder #formdata# in je bericht te plaatsen. De gegevens uit het formulier worden dan in het bericht getoond.
Opgelet
De lay-out van de formuliergegevens die in je bericht worden getoond, kan niet worden gewijzigd.
Opgelet
Als je de webversie van het formulier wilt gebruiken om het in je website te plaatsen of om het bijvoorbeeld zelf in te vullen, moet je het veld in je formulier selecteren dat het e-mailadres bevat. Dit e-mailadres zal worden gebruikt om de bevestigingsmail te versturen
Je kunt ook een Outlook agenda-uitnodiging toevoegen aan je bevestigingsmail. In de instellingen kun je een .ics bestand genereren. Voeg de titel, locatie, beschrijving en start- en eindtijd van je agenda-item toe. Deze zal als bijlage aan je bevestigingsmail worden toegevoegd.
Melding
In het laatste deel van de formulier instellingen kun je aangeven of je na het invullen van een formulier een bevestigingsbericht wilt ontvangen.
