In de schaduw van de torens van Sint-Maartensdal ligt GO! basisschool Pee & Nel. Speldjes op de wereldkaart aan het onthaal pinnen de 32 landen waar de kinderen vandaan komen. Onze stagestudent sociaal werk, maatschappelijke advisering, Lavesh Ismail, draaide enkele maanden mee op het secretariaat. We spraken met Lavesh en zijn stagementor Isabelle Wertoy over hoe dat secretariaat in een superdiverse context een onmisbare spil vormt tussen ouders, kinderen en school.

Wat typeert de kinderen die school lopen in Pee & Nel? 

Isabelle Wertoy: “95% van de leerlingen komt uit de buurt. Veel kinderen hebben een vluchtelingenachtergrond of komen uit gezinnen met kansarmoede. Sommigen komen rechtstreeks uit het buitenland en zijn zelfs nog nooit naar school geweest. Die diversiteit is onze sterkte. Voor onze kinderen is het doodnormaal. Ze staan niet meer stil bij onderlinge verschillen in godsdienst, taal of cultuur.” 

“Omdat we een kleine school zijn, is de verbondenheid tussen de kinderen, ouders en het schoolpersoneel groot. We werken daarbij goed samen met de buurtwerking van de Kettekeet, die hier in de vakanties ook speelpleinwerking aanbiedt, huiswerkbegeleiding doet, de kinderen met de rij komt halen en de ouders ook op andere momenten ziet. We spelen informatie aan elkaar door. Afhankelijk van de thematiek spreken zij met een juf, het zorgteam of met mij als het bv. gaat om administratieve moeilijkheden of facturatie.” 

Lavesh vertelde ons hoe belangrijk het secretariaat is bij die doorstroom van informatie. Ben je daar bewust mee bezig? 

Isabelle Wertoy: “Eigenlijk gaat dat vanzelf. Bij een nieuwe inschrijving ben ik de eerste die contact heeft met ouders en kinderen. Je vangt daarbij vaak signalen op rond taalachterstand of armoede. Die info moet doorstromen naar de leraren en het zorgteam. Op die manier kunnen we meteen de juiste omkadering voorzien.” 

“De manier waarop je het onthaal verzorgt is zo belangrijk. We stellen mensen op hun gemak en maken duidelijk dat we er voor hen zijn. Dat zit in kleine dingen, bv. moeite doen om met ouders te praten, ook al spreken ze geen Nederlands, Engels of Frans. Een vertaalprogramma doet wonderen. Zodra het vertrouwen er is, komen mensen nadien ook makkelijker zaken vertellen.” 

Waarover gaat dat dan? 

Isabelle Wertoy: “Je hoort bv. dat een groot gezin op een heel klein studiootje woont en dat de kinderen in 1 ruimte slapen. Niet eenvoudig om zo huiswerk te maken of lessen te leren. Zoiets moet een juf of zorgcoördinator weten, want het heeft een impact op hoe een kind werkt of leert.” 

“Ouders vinden vaak ook moeilijk hun weg in het schoolsysteem. De aanmeldingen in het basisonderwijs of bij de overgang naar het secundair vormen bv. een pittige uitdaging. De Kettekeet organiseert infoavonden. Maar dan nog hebben ouders soms hulp nodig met het puur praktische. Hoe maak je een login aan? Hoe meld je je aan? Soms zijn de kinderen wel ingeschreven, maar lopen ouders vast omdat ze bepaalde documenten moeten afdrukken en ondertekenen en/of weer inscannen.” 

Hoe speel je daar als secretariaatsmedewerker op in? 

Isabelle Wertoy: “Het is vooral zaak om samen met de leraren de vinger aan de pols te houden. We spreken ouders aan als we ze zien, vragen hen of ze een bevestigingsmail gehad hebben en of ze moeilijkheden ondervinden met de documenten.” 

“Een groot voordeel is dat ouders hun kinderen hier in de klas ophalen. Je leert hen daardoor goed kennen. Is er een document niet in orde, een factuur niet betaald of is ergens hulp bij nodig, dan kan je informeel polsen waar de moeilijkheden liggen. Door in die kleine dingen te laten voelen dat je er bent, is de drempel om hulp te vragen veel kleiner.” 

De hulp breidt zich soms uit naar domeinen die niks of maar zijdelings met de school te maken hebben. Vormt dat geen grote belasting? 

Lavesh: “Dat was een van de eerste dingen die me opvielen tijdens mijn stage. Het secretariaat is voor veel ouders een soort ankerpunt. Ze staan hier aan het onthaal met de meest uiteenlopende vragen.” 

Isabelle Wertoy: “Het klopt dat ouders soms vragen stellen over een brief die ze gekregen hebben of omdat ze hun weg niet meteen vinden naar het OCMW bij financiële perikelen. Schijnbaar eenvoudige zaken zoals elektronisch bankieren vormen een barrière. Je kan daar natuurlijk eindeloos ver in gaan, maar als ouders hulp vragen, zeg je niet: zoek het zelf maar uit. Met een klein zetje help je hen enorm vooruit” 

Een secretariaatsmedewerker is voor een stuk dus ook een welzijnswerker? 

Isabelle Wertoy: “Ja, al wil ik het zo niet noemen. Onze kracht zit voor een stuk ook in het informele karakter van onze contacten. In een lagere school zien mensen altijd hetzelfde gezicht aan het onthaal. Dat schept vertrouwen.” 

“De stage van Lavesh was daarom zo interessant, omdat hij ons hielp in kaart te brengen waar de meeste vragen over gaan. We splitsten die op in een aantal domeinen, zoals problemen met facturen, de weg naar het OCMW, studietoelagen, aanmeldingssystemen of opvang tijdens vakanties.” 

Hoe ga je met die info aan de slag? 

Lavesh: “Ik maakte rond elk thema een fiche met de basisinfo in een zestal talen. Via een QR-code komen ouders meteen bij een instructiefilmpje of op de juiste webpagina. Ze zien bij wie ze terecht kunnen, hoe ze die persoon kunnen bereiken, kunnen inschrijven, etc.”  

Isabelle Wertoy: “We hangen die fiches op bepaalde momenten in het schooljaar omhoog waar ouders passeren. De aanmeldingen voor het secundair zijn nu afgesloten, dus die fiche kan even in de kast. Nu, op het einde van het schooljaar, hangen we de fiche over de vakantieopvang op.” 

Je engagement neemt soms ook heel praktische vormen aan. Elke maandag vul je de ontbijtkar voor de leerlingen. 

Isabelle Wertoy: “Samen met de leerlingenraad deden we een enquête rond gezonde voeding en eetgewoontes. Opvallend veel leerlingen bleken ’s ochtends niet te eten door een gebrek aan tijd, een te hectische ochtendspits, maar ook armoede. We vonden dat we dat niet mochten negeren.” 

“Dankzij het ‘Good Food-project’ van de stad Leuven en Rikolto konden we de problematiek koppelen aan gezonde voeding op school. Zo ontstond het idee van de ontbijtkar. Die staat op een plek waar alle leerlingen vaak voorbij komen. Wie niet kon ontbijten of nog honger heeft, mag iets van de kar nemen. De grote meerwaarde is dat kinderen een gezond aanbod krijgen, zonder dat er voor ouders extra kosten zijn. Elk kind mag iets van de kar nemen; het is dus ook niet stigmatiserend.” 

Hoe financieren jullie dat? 

Isabelle Wertoy: “Dankzij de subsidie van de stad konden we het materiaal aankopen. Voor de rest wilden we onafhankelijk zijn van subsidies. Poverello, dat hier vlakbij zit, sprong enthousiast mee op de (ontbijt-)kar. Wij geven door welke gezonde, goed bewaarbare voedingsmiddelen we graag in de ontbijtkar zien, zoals noten, graanrepen, rijstwafels, rozijnen of fruit. Zij leveren die producten 1 of 2 keer per week.” 

Lavesh: “Intussen is het meer dan een ontbijtkar. Tijdens elke pauze komen kinderen er voorbij en mogen ze iets van de kar nemen. Ik keek in het begin met grote ogen naar hoe goed dat draait. Elke maandag vulden we vanuit het secretariaat de kar. De lading is na een week echt weg.” 

De sociale component van je werk lijkt er spontaan ingeslopen. Zie je vanuit die optiek nog kansen? 

Isabelle Wertoy: “Ik denk dat we dat vooral veel meer moeten uitspelen. We doen heel wat dingen die niet zo bekend zijn. Als secretariaatsmedewerker heb ik bv. regelmatig contact met iemand van de stad die de connectie is tussen de woonwagenbewoners en onze school. Dat soort functies is voor een secretariaat erg zinvol.” 

“Het zou fijn zijn om ook zo’n verbindingsfiguren te hebben bij bv. het OCMW, waarbij je één-op-één contact hebt tussen iemand van binnen en buiten de school. Het secretariaat is daarbij een natuurlijke partner. De buitenwereld ziet hoe we de facturen betalen of de inschrijvingen doen, maar onze verbindende rol moet duidelijker benoemd worden als een fundamenteel stuk van de job.” 

Heb je het gevoel dat je op dat vlak voldoende expertise kan opdoen? 

Isabelle Wertoy: “Het professionaliseringsaanbod voor secretariaatsmedewerkers is voornamelijk gericht op administratieve taken, zoals boekhouding of computerprogramma’s. Het sociale aspect van ons werk komt daarbij eigenlijk zelden aan bod. Ik zou daarvoor graag heel specifiek uitwisselen met ondersteunend personeel van andere scholen met een gelijkaardige diversiteitscontext. Vanuit onze knowhow en ervaringen kunnen we best wel interessante inzichten delen.” 

Lavesh draaide enkele maanden mee op het secretariaat. Wat was de meerwaarde daarvan voor jou? 

Isabelle Wertoy: “Zo’n stage houdt je een spiegel voor. Hoe ver gaat de rol van een secretariaat? En op welke vlakken kunnen we misschien nog beter communiceren? De fiches die Lavesh maakte, komen er niet als je er alleen voor staat.” 

Welk inzicht neem jij mee uit je stage, Lavesh? 

Lavesh: “Het is boeiend om een lagere school te leren kennen vanuit het perspectief van een secretariaat. Mijn respect is alleen maar groter geworden. Je hebt hier een enorme variatie aan taken en moet enorm flexibel zijn. Een dag loopt hier altijd anders dan je had verwacht.” 

“Ik voelde me hier ook op mijn plek als welzijnswerker. Ik werd deel van het secretariaat, deed babbeltjes met kinderen, ouders of de kuisvrouw. Je ziet wie er allemaal passeert en met welke vragen mensen zitten. Het was fijn om mijn perspectief van maatschappelijk werker daarbij te kunnen binnenbrengen.” 

Isabelle Wertoy: “Wij hebben heel wat welzijnstaken, maar we zijn geen welzijnswerkers. Dat je tijdens zo’n stage kan samenwerken met een specialist is een grote meerwaarde.” 

Tekst: Piet Creten   |   Foto’s: Bavo Nys