Mensen die hun administratie netjes bijhouden hebben minder vaak geldproblemen: zo schep je orde

Mensen die hun administratie netjes bijhouden, hebben minder vaak geldproblemen, zo blijkt uit Nederlands onderzoek. Ze vergeten minder vaak rekeningen te betalen en hebben minder onnodige abonnementen lopen. Maar waarom vinden mensen dat lastig?

“Je administratie netjes op orde hebben, kost moeite omdat opruimen gaat over beslissingen nemen”, zegt opruimcoach Lammy Wolfslag. “Je moet kiezen of je papieren bewaart of wegdoet. Waar leg je de papieren die je wilt bewaren? Die keuze is lastig. Daarom laten mensen ze op een stapel liggen of stoppen ze die in een oude doos. Je hoeft dan geen beslissing te nemen, maar in je achterhoofd weet je best dat ze er liggen en dat je er iets mee moet. Dat geeft onrust en het kost veel meer tijd om dingen uit- of op te zoeken.”

Hoe begin je?

“Als je administratie een puinhoop is, doe het dan vanaf nu anders”, adviseert Wolfslag. “Als je het met terugwerkende kracht wilt doen, is het zo veel werk dat de moed je misschien in de schoenen zakt. Dan wordt het niks. Stop je oude administratie gewoon in een doos. Je kunt die altijd later nog goed archiveren, als je het systeem op orde hebt.”

Een goede motivatie is belangrijk om te starten, meent Wolfslag. “Je doet het voor jezelf. Bedenk wat het je oplevert om op te ruimen. Een nette administratie heeft veel voordelen. Je moet eerst tijd en energie investeren, maar daarna levert het je tijd op. Het scheelt veel zoekwerk en een hoop frustratie. Daarbij is het een heel fijn gevoel als je iets hebt afgevinkt. Een goed bijgehouden administratie geeft een heleboel rust.”

Hoe ziet een goede administratie eruit?

Het begint met direct te beslissen wat je doet met papieren. Houd mail en post elke dag bij. Maak een bakje ‘te doen’ en een bakje ‘opruimen’, zowel digitaal als fysiek. Alles waar je later nog naar wilt kijken, gaat in het bakje te doen. Alles wat bewaard moet worden maar waar geen actie meer voor nodig is, komt in het bakje opruimen.

Maak eenmalig een goede inrichting voor alle papieren, in fysieke of digitale mappen. Daarna is het een kwestie van bijhouden. Maak voor alles wat je op papier krijgt een map aan met verschillende tabbladen waar je de papieren onder kunt bewaren. Maak bijvoorbeeld aparte tabbladen voor inkomsten, belastingen, zorg, verzekeringen, lokale lasten, kinderen, vervoer, abonnementen en garantiebewijzen.

De digitale administratie kun je in je computer bewaren. Maak hiervoor een hoofdmap ‘Administratie’ aan. Hieronder kun je mappen maken met bovengenoemde subonderwerpen. Wolfslag raadt aan om ook een ‘ik-map’ te maken, waarin je spullen stopt die je zelf belangrijk vindt. “Bijvoorbeeld diploma’s en interesses. Een mooi gedicht dat je hebt gevonden kan in die map, maar ook handige yoga-oefeningen die je uit een tijdschrift hebt gescheurd.”

Papier of digitaal?

Het bewaren van belangrijke data kan zowel op papier als digitaal. Beide hebben voor- en nadelen. Als je kiest voor papier, maak je een map met verschillende tabbladen waar je alles in opbergt. Het is overzichtelijk, je partner kan er makkelijk bij en je hoeft niet bang te zijn om te worden gehackt. Maar het is niet duurzaam, je kunt het alleen thuis inzien en bij bijvoorbeeld brand ben je alles kwijt.

Als je de administratie op de harde schijf van je computer bewaart, kun je het goed beveiligen met een wachtwoord. Verder heeft het dezelfde nadelen als administratie op papier. Een digitale administratie in de cloud (bijvoorbeeld iCloud, Dropbox, Google Drive, OneDrive) heeft meer voordelen. De bestanden staan dan online en je kunt ze overal met elk apparaat bekijken. Het is duurzaam en goed te beveiligen. Je bent alleen iets gevoeliger voor virussen of ransomware.

“Bijna alles komt tegenwoordig digitaal binnen”, zegt Wolfslag. “Wat per post komt, kun je inscannen of fotograferen. Digitaal is daarom makkelijker. Maar het blijft afhankelijk van je persoonlijke voorkeur. Je kunt ook alles printen en een papieren administratie bijhouden.”

Tegenwoordig kun je ook veel online inzien, dit hoef je dus zelf niet te bewaren. Denk aan overheden, de fiscus, je telecomprovider, bank of verzekeraar. Daar vind je in ‘mijn omgeving’ alle relevante informatie terug, zoals polissen, rekeningen en afschriften. Hiervoor kun je je e-ID of itsme gebruiken.

Hoeveel tijd moet je in je administratie steken?

Open altijd een keer per dag je mail of post en gooi de envelop weg. Lees alles even diagonaal en doe het dan in het bakje ‘te doen’ of een bakje opruimen. Dat kost hooguit enkele minuten per dag. Ga eens in de week het bakje ‘te doen’ door. Liefst op een doordeweekse dag, voor het geval je iets moet afhandelen waarvoor je iemand moet bellen, bijvoorbeeld een gemeenteambtenaar. Dit kost je een kwartiertje per week.

Ga een keer per maand door het bakje opruimen heen en stop alles in de juiste map. Ook dit kost niet veel tijd. Jaarlijks kijk je de mappen door en doe je weg wat je niet meer nodig hebt. “Als je het laat versloffen kost het veel tijd om het weer op te pakken”, waarschuwt Wolfslag. “Dit geldt nog meer voor digitale stukken, die verdwijnen in je mail. Dan wordt het onoverzichtelijk.”

Welke documenten moet je bewaren?

Je bewaart alles wat je nodig hebt voor je belastingaangifte tien jaar lang. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de bonnen die je als aftrekpost indient. Alles wat je niet opgeeft, mag weg. Garantiebewijzen bewaar je tot de garantie is verlopen. Diploma’s en notariële stukken, zoals een huur- of koopovereenkomst van een huis en je trouwboekje bewaar je je leven lang.

Van je verzekeringen hoef je alleen het jongste polisblad te bewaren, maar vaak staat deze informatie ook online op de site van je verzekering.