ZZP Barometer deed in samenwerking met MoneyMonk onder bijna vijfhonderd zelfstandigen onderzoek naar hoe zij hun administratie bijhouden. Daaruit blijkt dat het merendeel (70 procent) van de zzp'ers een softwareprogramma gebruikt voor de boekhouding. Van de respondenten die geen boekhoudsoftware gebruiken zegt 65 procent voldoende te hebben aan een Excel-sheet. Een kwart laat alles regelen door een boekhouder.
Accountant Marjan Heemskerk, eigenaar van platform The Happy Financial, noemt veel boekhoudprogramma's onnodig ingewikkeld. "Boekhouders maken veel gebruik van lastige termen, dat zijn ze gewend. Crediteuren, debiteuren, daar wil je als ondernemer niet mee bezig zijn."
Je kunt heel veel zelf. Boekhouders hebben ook niet ergens een magisch knopje dat jij niet hebt.
Volgens Heemskerk onderschatten ondernemers zichzelf nogal eens op dit gebied. "Je kunt heel veel zelf. Boekhouders hebben ook niet ergens een magisch knopje dat jij niet hebt. Het is simpelweg een kwestie van weten welke aftrekposten je kunt gebruiken."
Confetti of konijntjes als je alles hebt ingevuld
Ondernemer Sjors Ferwerda (29) weet uit ervaring hoe ingewikkeld de boekhouding kan zijn. Jarenlang kreeg hij zijn administratie met moeite rond. De boekhoudprogramma's op de markt lieten voor hem te wensen over. "Ik denk dat de boekhouders die deze programma's ontwikkelen vooral vanuit hun eigen kennis denken en geen rekening houden met de belevingswereld van zzp'ers."
Daarom bedacht hij samen met softwareontwikkelaar Dirk Boer (38) een nieuw, toegankelijker boekhoudprogramma voor zzp'ers, BUNNI. "Wij vonden dat boekhouden wat makkelijker én leuker kon. Als je op BUNNI bijvoorbeeld alles hebt ingevuld, krijg je straks confetti te zien of een konijntje." Het programma is daarnaast ingericht op gebruik door de leek. "In ons programma zijn alle ingewikkelde boekhoudtermen weggefilterd. Want bij een woord als 'beginbalans' haak ik al af."
'De btw was het moeilijkste onderwerp'
Samen met een boekhouder heeft Ferwerda geprobeerd om alles wat bij de administratie komt kijken, zoals het bijhouden van kilometers tot het doen van de belastingaangifte, eenvoudiger te presteren. "De btw was het moeilijkste onderwerp, daar zijn zoveel regels en uitzonderingen aan verbonden." Het online boekhoudprogramma van Ferwerda en Boer is nog in ontwikkeling. Zzp'ers die interesse hebben, kunnen tegen een korting het programma testen en helpen te verbeteren.
Hoe langer je de administratie uitstelt, hoe moeilijker het wordt om overzicht te krijgen.
Accountant Heemskerk hoopt dat toegankelijke boekhoudprogramma's uitstelgedrag onder zzp'ers kunnen helpen voorkomen. "Hoe langer je de administratie uitstelt, hoe moeilijker het wordt om overzicht te krijgen. Dat kan voor problemen zorgen als er een keer iets misgaat. Bijvoorbeeld bij geldverlies. Daar kun je niet zo makkelijk meer iets aan doen als je je administratie niet regelmatig bijhoudt."
'Als de zaken goed gaan, snap je ook waarom'
Of je nu zelf een bestandje bijhoudt, een boekhoudprogramma gebruikt of een boekhouder inschakelt, het belangrijkst is volgens Heemskerk dat je je boekhouding voor jezelf overzichtelijk hebt. "Als de zaken goed gaan, snap je ook waarom en dat maakt het ondernemen en het bijhouden van de resultaten alleen maar leuker."
Raak je overweldigd, reserveer dan een vast moment in de week om je financiën te regelen. "Ik verzamel bijvoorbeeld alle mails met facturen en boekingen in een map en bewaar deze tot de vrijdagochtend. Zo'n vast moment om daarmee bezig te zijn geeft mij rust in mijn hoofd."