Te druk op je werk? Doe het eens niet rustiger aan (en vier andere tips voor efficiënt werken)

Ik mail Rick Pastoor (31) of ik hem kan interviewen naar aanleiding van zijn boek GRIP, het geheim van slim werken. ‘Leuk!’, mailt hij terug. ‘Ik heb een tooltje voor het plannen van afspraken, dan kun je zelf kiezen wanneer het schikt.’ De eerstvolgende mogelijkheid is een week later. Ik klik een tijdstip aan en zie ook meteen wat de eindtijd is die Pastoor hiervoor in gedachten heeft en in welk koffietentje hij het liefst afspreekt. Binnen 5 minuten is de afspraak geregeld.

We moeten slimmer en effectiever gaan werken, zegt Pastoor, en hijzelf is er meester in. Toen hij van programmeur bij Blendle promoveerde tot ‘head of product’ en hij de stapels werk hoger en hoger zag worden, realiseerde hij: er moet iets veranderen, want zo red ik het niet. Hij verslond boeken als Getting Things Done van David Allen en Deep Work van Cal Newport, luisterde podcasts, las blogs en experimenteerde erop los om tot een voor hem ideale methode te komen. En met succes, zo lijkt het. Want steeds vaker vroegen collega’s, vrienden en familie hoe hij al die werkzaamheden toch klaarspeelde op een dag. GRIP beleeft op dit moment zijn tiende druk, er zijn ruim 35 duizend exemplaren verkocht en in de zomer van 2020 wordt het boek vertaald in het Engels.

‘Doe het vooral niet rustig aan’

‘Het is best gek dat we nooit echt hebben leren werken, terwijl werk zo’n belangrijke activiteit in ons leven is’, schrijft Pastoor in zijn boek. ‘Er wordt van ons verwacht dat we het gewoon kunnen. Dat we zomaar weten hoe we prioriteiten stellen, hoe we onze werkagenda beheren, hoe we goede plannen ontwikkelen en hoe we grip houden op onze drukke banen. Stuk voor stuk vaardigheden die eenvoudig klinken, maar eigenlijk heel moeilijk zijn.’

Stapsgewijs geeft hij daarom aan hoe je hierin verbeteringen kunt aanbrengen. Maar waar in veel werkgerelateerde boeken wordt gehamerd op het belang van rust, neemt Pastoor een andere afslag. ‘Eén opmerking zul je in dit boek niet tegenkomen en dat is: zou je het niet eens wat rustiger aan doen?’, schrijft hij. ‘Natuurlijk, overbelasting ligt met onze drukke levens op de loer. Toch zal ik je in de komende hoofdstukken juist aanmoedigen om meer uit je leven te halen, want die aanmoediging horen we wat mij betreft lang niet vaak genoeg. Wat is er nou leuker dan jezelf verrijken?’

‘Ik erger me altijd zo aan die opmerking om het rustiger aan te doen’, licht hij telefonisch toe. ‘Ik vind het tekortdoen aan mensen die jong en energiek zijn. Ik wil er een boodschap tegenover zetten: als je het uiterste uit jezelf wilt halen, doe dat dan vooral. Het is toch leuk om uit te zoeken hoe ver je kunt gaan? Als je het maar op een gecontroleerde manier doet.’

Zelf merkte Pastoor dat hij na drukke periodes vaak ziek werd en een week lang verkouden in bed lag. ‘Ik geef daarom aan het einde van elke dag aan hoe energiek ik me voel. Zo heb ik een aantal lessen geleerd. Een daarvan is dat het voor mij belangrijk is dat ik in het weekend even rust pak, anders begin ik de week al met een 1-0 achterstand. Anderen krijgen misschien energie van sporten of van het zien van vrienden.’

Pastoor vindt het vreemd dat we overal gegevens over hebben, maar over ons eigen functioneren niet. ‘Reflecteer daarom: wanneer gaat het goed met me en wanneer niet? Als je dat doet, leer je jezelf beter kennen en kun je je werkwijze hierop aanpassen.’

Les 1: Je agenda is heilig

Weer achter het stuur gaan zitten van je eigen tijd en grip krijgen op je (werkende) leven, daar gaat het om bij de methode die Pastoor ontwikkelde. ‘Ik hoor van veel mensen dat ze eigenlijk vooral aan het reageren zijn: op hun mail en wat collega’s of leidinggevenden van hen vragen. Het is belangrijk dan even stil te staan en te zeggen: ik ben de baas over mijn eigen tijd. Want voordat je het weet, ben je alleen maar brandjes aan het blussen. En vaak blijken die brandjes achteraf helemaal niet zo belangrijk te zijn.’

‘Je agenda is heilig’, stelt Pastoor dan ook, ‘en het is razendbelangrijk dat je agenda klopt’. Plan daarom alles in (ook je reistijd, want die vergeten we vaak), schrijf al je werkzaamheden op en denk ook na over welke tijdstippen je hiervoor kiest. ‘Vraag jezelf af: wanneer ben je het productiefst? En op welk moment van de dag heb je de minste energie? Pas vervolgens je werkzaamheden daarop aan. ‘Omdat ik in de ochtend het best ben in geconcentreerd werken, stel ik die bijvoorbeeld niet beschikbaar voor interviews. Ik weet ook op welke tijdstippen ik het creatiefst ben en op welke minder en dat het lastig is om continu te switchen tussen verschillende soorten werkzaamheden. Daarom plan ik bijvoorbeeld een creatief blok, waarin ik langere tijd achter elkaar creatieve activiteiten verricht.’

Ook een slimme: doe de vervelendste, irritantste taken zo snel mogelijk, in plaats van die constant voor je uit te schuiven. Oftewel: eat that frog, gebaseerd op een uitspraak van de Amerikaanse schrijver Mark Twain: ‘Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day’. ‘We hebben elke dag maar een beperkte hoeveelheid tijd en energie’, schrijft Pastoor in zijn boek. ‘’s Avonds zijn we sneller geneigd de teugels te laten vieren dan in de ochtend.’ Gebruik die tijd dus slim.

Een agenda bijhouden is natuurlijk één ding, je er vervolgens aan houden is een volgende. Pastoor plant voor elke klus of afspraak ook een eindtijd in. Het is alleen lastig dat je vooraf niet altijd kunt inschatten hoeveel tijd iets in beslag neemt. ‘Als kapper of automonteur weet je vaak wel hoelang een bepaalde klus duurt, bij kenniswerkers is dat ingewikkelder.’ Juist daarom is plannen van belang, stelt Pastoor. ‘Duurt het opstellen van een offerte een uur? Of twee uur? Plan, en probeer het uit. Voor een volgende keer weet je dan dat je bijvoorbeeld langer de tijd moet nemen en prop je het niet ergens tussendoor.’ Daarbij werkt het motiverend, stelt Pastoor: als er een eindtijd is, werk je daar naartoe. ‘Ik zie het als een sport. Van tevoren kijk ik: ik heb nu drie uur om dit af te maken. Vervolgens voelt het als een overwinning als ik dat haal.’

Een van de redenen waarom een accurate agenda essentieel is, is dat je hiermee inzichtelijk maakt of je wel of geen tijd hebt voor een bepaalde klus. Voor jezelf, maar ook voor je baas. ‘Veel mensen vinden het lastig nee te zeggen. Een kloppende agenda helpt je daarbij. Als je leidinggevende aan je bureau staat om te vragen of je tijd hebt voor een spoedklus, kun je direct aangeven waarom niet. Of, als het toch moet, welke werkzaamheden je vooruit moet schuiven.’

Of je van zo precies plannen niet heel star en inflexibel wordt? Nee, zegt Pastoor, júíst niet. ‘Als er een onvoorziene omstandigheid is, heb je overzicht op hetgeen dat is blijven liggen. Je weet welke dingen je niet hebt gedaan, dat is veel fijner dan geen idee hebben. Daarnaast komen uitzonderingen niet zo vaak voor. Je plant voor de normale werkweek, niet voor de uitzonderingsgevallen.’

Les 2: Schrijf alles op

Je kent het vast wel: je zit op de fiets en bedenkt ineens dat je een collega nog moet terugbellen, vakantiedagen moet aanvragen of een mail moet versturen. Daarom adviseert Pastoor: schrijf alles op. Dit soort open ‘loops’, lijntjes die nog gesloten moeten worden, vreten energie en leveren alleen maar stress op. ‘Je hersenen hebben een ingebouwd mechanisme om open lijntjes gesloten te krijgen’, schrijft Pastoor in zijn boek. ‘Dit werkt als volgt: op zoveel mogelijk momenten brengen je hersenen de open loop bij je onder de aandacht in de hoop dat je er op een bepaald moment daadwerkelijk iets mee doet. Er is alleen wel een probleem: onze hersenen hebben een waardeloos gevoel voor timing. Zo herinneren ze je er pas aan dat je een bepaald artikel in de supermarkt moet kopen als je net klaar bent met afrekenen.’

Pastoor gebruikt een agenda voor de werkzaamheden die hij op gezette tijdstippen moet uitvoeren en een takenlijst voor de werkzaamheden die ook moeten gebeuren, maar niet op een vast moment. ‘Je moet het zien als een soort drietrapsraket’, zegt hij. ‘Ik begin met de werkzaamheden in mijn agenda. Op het moment dat er geen activiteit in mijn agenda staat, voer ik een taak van mijn takenlijst uit en daarna volgt mijn mail.’

Zet dus al je taken op een lijst, adviseert Pastoor. Hang er labels aan: hoe urgent is het? En zet de taken om in acties. Dus niet: marketingcampagne opzetten, maar: collega vragen om input, voorstel schrijven met vijf ideeën over marketingcampagne en voorstel bespreken met collega. ‘Door er acties van te maken, worden ze behapbaar en aantrekkelijker’, zegt Pastoor. ‘Daarnaast kun je een betere inschatting maken van hoeveel tijd ze in beslag zullen nemen.’

Les 3: Bedenk welke werkzaamheden promotie opleveren

Vreemd, vindt Pastoor het, dat we vaak heel goed weten waaraan we ons geld uitgeven, maar vaak minder goed op de hoogte zijn van wat we met onze tijd doen. ‘Terwijl dit ons kostbaarste bezit is.’ Leer daarom prioriteiten te stellen, zegt hij. Hoe je dat doet? ‘Doe eens vaker dingen die belangrijk, maar niet urgent zijn.’ Dus de  werkzaamheden die ertoe leiden dat je promotie krijgt of een salarisverhoging. ‘Gek genoeg zijn dit meestal taken waaraan je nauwelijks aandacht besteedt. Je krijgt echt geen promotie omdat je je mails zo lekker snel beantwoord hebt. Wel vanwege de bijzondere projecten die je het afgelopen jaar hebt afgerond. Die promotie of salarisverhoging is geen doel op zich, maar je weet wel direct over welk soort werk ik het heb. Daar gaat het om.’

Wat ook helpt bij prioriteiten stellen, is teruggaan naar je functieomschrijving, zegt Pastoor. ‘Vaak zeggen mensen: mijn werk is uiteindelijk heel anders dan in de omschrijving stond. Schrijf eens op voor jezelf: wat werd er in de omschrijving van je verwacht? Als je bent aangenomen als redacteur, dan hoor je met name bezig te zijn met redactiewerk en niet met het beantwoorden van lezersvragen, om maar iets te noemen. Dus kijk: waarom ben je aangenomen en hoe breng je het bedrijf vooruit? Zorg dat je manager en jij het helemaal eens zijn over waarom je elke maand salaris krijgt gestort. Je functieomschrijving uitschrijven is een simpele en effectieve manier om alle onduidelijkheid weg te nemen.’

Les 4: Blik terug en vooruit

Pastoor vindt het een van de krachtigste middelen van zijn methode: de ‘accountability partner’. Iemand met wie hij wekelijks de werkweek doorspreekt: wat ga je doen, hoe wil je je tijd indelen en hoe pak je het aan? ‘Het is lastig om iemand week na week voor te liegen dat je je weer niet aan je planning hebt gehouden of bepaalde werkzaamheden niet hebt gedaan’, zegt Pastoor. ‘Dat maakt zo’n sparpartner effectief. Het is even een investering, maar wel een met een enorm potentieel effect.’

Zelf spart Pastoor sinds 2014 elke week met Derk, een voormalig zakenpartner. ‘Het is leuk als je iemand in eerste instantie niet supergoed kent, want dan kun je echt kritisch zijn. Voor het reflecteren op een week trek ik een halfuur uit, voor een kwartaal een dagdeel en voor een jaar een dag. Zo’n jaarplan gaat net wat verder dan goede voornemens. Kijk: wat waren de highlights? Niet alleen in je werk, maar ook privé. Was een weekend weg het hoogtepunt? Boek dan meteen iets nieuws.’

Veel mensen zitten vastgeroest in het beeld dat zij van zichzelf hebben, maar het leuke is: je kunt jezelf aanpassen, zegt Pastoor. ‘Reflecteren helpt je daarbij.’ In zijn boek noemt Pastoor een voorbeeld van een vriend die rookte en nooit sportte. Hij wilde het plaatje in zijn hoofd aanpassen van ‘ik ben niet sportief’ naar ‘ik ben een sporter’. ‘Zo’n plaatje wijzigt zich niet vanzelf, daar is actie voor nodig. Je kunt zeggen: ik ben geen sporter en word het ook nooit, maar je kunt ook wél in actie komen. Voorzichtig beginnen met trainen en later intensief, totdat je in topvorm bent.’

Hetzelfde geldt voor de manier waarop je werkt, zegt Pastoor. ‘Stel: jouw beeld van jezelf is dat je ongestructureerd bent. Kijk dan eens naar de eigenschappen die een gestructureerd persoon bezit en bedenk met welke je eens kunt experimenteren? Voor je het weet, ben jij diegene over wie mensen zeggen: wat ben je gestructureerd, hoe doe je dat?’